Andmebaas on teabekataloog. Andmed on korraldatud vastavalt üldtunnustatud reeglitele. Telefoniraamatud või sõnastikud on andmebaaside lihtsaim näide. Arvutustehnika arenguga on andmebaasid muutunud palju suuremaks ja keerukamaks.
Andmebaaside mõistmine
Andmebaas on vahend teabe kogumiseks ja korrastamiseks. Need võivad sisaldada andmeid inimeste, toodete, finantside ja muu kohta. Aluse ehitamine algab lihtsa loendi või arvutustabeliga. Aja jooksul see loend kasvab ning andmetes hakkavad ilmnema üleliigsed ja ebajärjekindlad. Nendest kui loendist on raske mõelda. Kui need probleemid hakkavad ilmnema, on mõistlik need andmebaasihaldussüsteemi (DBMS) abil muuta andmebaasiks. Selle valdkonna üks parimaid tooteid on Microsoft Office Acess, mis ühendab paindlikkuse, kasutusmugavuse ja kasutajasõbraliku liidese.
Tabelid
Andmebaasi tabel näeb välja nagu lihtne tabel, kuna andmed on salvestatud ridadesse ja veergudesse. Seetõttu on tavalise tabeli importimine andmebaasi üsna lihtne. Peamine erinevus arvutustabeli ja andmebaasi vahel on teabe korrastatuse tase.
Iga tabeli rida nimetatakse rekordiks. Valitud teavet hoitakse arvestuses. Igaüks neist koosneb ühest või mitmest väljast. Väljad on analoogsed tabeli veergudega. Näiteks saate luua tabeli nimega "Töötajad", kus iga kirje (rida) sisaldab töötaja isikuandmeid (eesnimi, perekonnanimi) ja iga väli (veerg) annab tema kohta teavet (aadress jne).. Väljad tuleks määratleda teatud tüüpi andmetena, olgu see siis tekst, kuupäev, kellaaeg, number või mõni muu teave.
Vormid
Vorme nimetatakse mõnikord "andmesisestuse ekraanideks". Seda tüüpi liidest kasutatakse teie andmetega töötamiseks. Vormid sisaldavad sageli mitmesuguseid funktsioone täitvaid nuppe. Andmebaasi loomine ilma vorme kasutamata on võrdlustabelites sisendandmete redigeerimisega täiesti võimalik. Kuid enamik andmebaase kasutab vorme tabelite vaatamiseks, sisestamiseks ja muutmiseks.
Päringud
Päringud on andmebaasi tegelikud tööhobused ja võivad täita paljusid erinevaid funktsioone. Nende kõige tavalisem rakendus on olnud tabelitest konkreetsete andmete hankimine. Teave, mida kasutaja soovib saada, on tavaliselt jaotatud mitme tabeli vahel. Päringud võimaldavad teil kõiki tabeleid korraga vaadata ja otsingutulemit ekraanil kuvada. Lisaks võimaldavad päringud lisada kriteeriume, mis filtreerivad konkreetse päringu andmeid.
Aruanded
Aruandeid kasutatakse andmete kokkuvõtmiseks ja tabelites esitamiseks. Iga aruannet saab muuta, et teave oleks erinevas vormingus. Aruande saab luua igal ajal ja see kajastab andmebaasi praegust olekut.
Makrod
Accessis olevad makrod on analoogsed programmeerimiskeelega, mida kasutatakse andmebaasi funktsionaalsuse lisamiseks. Näiteks makro vormi nupule lisamisel käivitatakse see alati, kui sellel nupul klõpsatakse. Makrod sisaldavad toiminguid konkreetsete ülesannete täitmiseks, näiteks aruande genereerimine, päringu täitmine või teabe parandamine. Enamikku käsitsi andmebaasi toiminguid saab makrode abil automatiseerida. See säästab palju arvuti aega ja ressursse.
