Küsimus elektroonilise arhiivi loomise vajaduse kohta ettevõttes muutub üha pakilisemaks. Ja see pole juhuslik, sest uute infotehnoloogiate kasutuselevõtt mitte ainult ei taga dokumentide ohutust ja usaldusväärsust, vaid vähendab ka nende otsimiseks kuluvat aega ja võimaldab vajadusel mitmel töötajal korraga samadele andmetele juurde pääseda.
Juhised
Samm 1
Elektrooniliste dokumentide arhiivi loomine hõlmab mitut etappi. Esialgu ostke ja installige litsentsitud tarkvara ettevõtte arvutiseadmetesse.
2. samm
Valmistage ette dokumendid, st korraldage need, identifitseerige need vastavalt oma organisatsiooni dokumentide ringluse olemasolevale struktuurile. Eelkõige tuleb need selles etapis registreerida, sortida kõlblikkusaegade järgi ning klambrid ja klambrid eemaldada õmblemata lehtedelt.
3. samm
Järgmine samm on dokumentide digiteerimine või skaneerimine. See viiakse läbi tehniliste seadmetega, mis toetavad täpselt selles organisatsioonis kasutatava dokumendi tüüpi ja vormingut. Selles etapis kontrollige dokumentide reprodutseerimise kvaliteeti, vajadusel skannige uuesti.
4. samm
Järgmine on dokumentide teisendamise (teisendamise) etapp vormingus, mis vastab nende säilitamise ja tootmise standardite kontseptsioonile, ning seejärel - indekseerimise etapp, s.t Igale dokumendile märksõnade "määramine" järgneva vajaliku teabe otsimiseks või täisteksti andmebaasi loomiseks.
5. samm
Elektroonilise arhiivi loomise töö lõpus määrake seaded (juurdepääsuõigus, õigus dokumente muuta) ja koolitage organisatsiooni töötajaid.
