Sissetuleva dokumendi registreerimine on dokumendi organisatsioonis vastuvõtmise fikseerimine. Ükskõik, kas tegemist on paber- või elektroonilise dokumendiga, tuleb talle registreerimisvormides määrata registreerimiskood ja märge selle kättesaamise kohta. See on vajalik dokumentatsiooni täitmise kontrollimiseks ja vajaliku teabe otsimise hõlbustamiseks.
Vajalik
- - Interneti-ühendusega arvuti;
- - brauser.
Juhised
Samm 1
Käivitage sissetuleva dokumendi registreerimiseks programm "SB Incoming Documents". Dokumendi lisamiseks klõpsake nuppu "Lisa". Valige käsk "Uus dokument", määrake kaardile seerianumber. Täitke väli "Kelle nimel", vaikimisi on see organisatsiooni direktor. Kui dokumendi saaja on erinev, klõpsake väljal paremal asuvat nuppu ja lisage kataloogi veel üks element, näiteks asedirektor. Valige dokumendi teema, lisage see kõigepealt kataloogi. Klõpsake mustal noolel ja sisestage tühjale reale dokumendi teema. Klõpsake nuppu "Sule", seejärel valige väljal sisestatud teema.
2. samm
Määrake registreerimisindeksi täiendamiseks dokumendile kood, seejärel määrake dokumendi kättesaamise kuupäev, see tuleb panna sissetulevale dokumendile, seejärel määrake sissetuleva dokumendi number, see tuleb märkida ka dokumendile endale. Edasi teisaldage sissetulevast dokumendist kuupäev ja number. Isikult saabuva dokumendi registreerimine on võimalik, klõpsake nuppu "Üksikisik" ja sisestage tema kohta andmed.
3. samm
Sissetuleva dokumendi registreerimiseks täitke väli "Alates". Klõpsake mustal noolel ja lisage saatja kataloogi või valige sellel väljal olemasolev. Järgmisena täitke väli "Lühikirjeldus ja eraldusvõime". Siia sisestage dokumendi olemus ja pea eraldusvõime (mida tuleb teha, mis aja jooksul). Täitke väli "Kellele see saadetakse", see hõlbustab dokumendi täitmise edasist kontrolli. Sisestage see teave juhi resolutsioonist. Täitke väli Kes allkirjastas, lisades ametniku kõigepealt vastavasse kataloogi. Valige vastaval väljal tähtpäev. See võimaldab programmil meelde tuletada dokumendi täitmise lähenevat tähtaega. Sisestage dokumendi tähtaeg. Laadige dokument süsteemi üles, klõpsates nuppu "Sirvi". Sissetuleva dokumendi registreerimise lõpuleviimiseks klõpsake nuppu "Salvesta".
4. samm
Käivitage sissetuleva dokumendi registreerimiseks alternatiivne programm. Elektroonilise dokumendihalduse programmid eeldavad sissetulevate dokumentide registreerimisega sarnast toimingute jada. Kasutage selliseid programme nagu "Kontoritöö", "Eufrat", "Äri".
