Juhtumite nomenklatuur on organisatsioonis registreeritud juhtumite pealkirjade nummerdatud loetelu. Selle dokumendi kohaselt tehakse kogu töö ettevõtte dokumentatsiooniga. See kajastab konkreetsete dokumentide säilitamise aega ja seda, milline osakond millise dokumentatsiooni eest vastutab.
Vajalik
- - teadmised kontoritööst;
- - tüüpiline dokumentide loetelu koos säilitamisajaga.
Juhised
Samm 1
Tehke otsus nomenklatuuri väljatöötamise kohta, selleks tuleb kasutada organisatsiooni korraldust. Selles näidake, kes peaks nomenklatuuri koostama, kelle juhtimisel ja mis aja jooksul. Järgmisena selgitage üksuse ulatust. Individuaalse nomenklatuuri loomiseks võite kasutada ligikaudset, selle saab koostada organisatsioonide rühmade jaoks, mis kuuluvad samasse süsteemi. Kaaluge selle dokumendi koostamisel oma organisatsiooni struktuuri.
2. samm
Valige klassifikatsiooniskeem, mille alusel nomenklatuur ehitatakse. See sõltub ettevõtte struktuurist. Kui see on piisavalt stabiilne, siis valige nomenklatuuri plokkskeem. Kui see muutub sageli, siis valige funktsionaalse tootmise skeem. Esimesel juhul vastavad nomenklatuuri jaotised ettevõtte struktuuriüksuste nimedele. Nende asukoha järjekord peaks olema sarnane töötajate tabeliga. Teisel juhul kasutage ettevõtte asjade nomenklatuuri koostamisel sektsioonidena organisatsiooni tegevuse funktsioone või suundi.
3. samm
Sõnasta juhtumite pealkirjad. Pealkiri peaks olema selge, kokkuvõtlik ja avalikustama juhtumdokumentide põhistruktuuri ja sisu. Lisage sellesse ka kohtuasja sisu selgitamine, teave dokumentide autentsuse ja koopiate kohta. Ärge kasutage pealkirjades sissejuhatavaid sõnu, keerukaid fraase ja mittespetsiifilisi sõnu.
4. samm
Pealkirjade loendi koostamisel kasutage järgmisi märke: nimeline (dokumendi tüüp), autori, korrespondent, kronoloogiline (loomise aeg), teema-küsimus, geograafiline.
5. samm
Määrake juhtumite säilitamisperioodid, selleks kasutage haldusdokumentide standardset loendit. Täitke nomenklatuuri kujundus, tekst ise peaks välja nägema nagu tabel, pange tiitellehele kinnitustempel.
